Spracovanie osobných údajov

Informačné memorandums o spracovaním osobných údajov

Vážení zákazníci a obchodní partneri,

dokument, ktorý práve čítate, obsahuje základné informácie o tom, ako spracúvame Vaše osobné údaje. Vážime si, že sa s nami delíte o svoje osobné údaje, a sme ich odhodlaní v maximálnej možnej miere chrániť. Rovnako sa snažíme byť vo vzťahu k Vám čo najviac transparentní, najmä v tom, ako Vaše osobné údaje spracovávame.

Vzhľadom na novú legislatívu Európskej únie bolo toto informačné memorandum pripravené v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (GDPR).

V tomto memorande sa Vám snažíme informácie podať čo najprehľadnejšie, preto sme zvolili formu otázok a odpovedí, ktoré by sme Vám na ne dali. Informácie sa dozviete v nasledujúcom poradí:

  1. Kto je správcom osobných údajov?
  2. Kto je poverenec pre ochranu osobných údajov?
  3. Na aký účel osobné údaje potrebujeme?
  4. Aké sú naše oprávnené záujmy?
  5. Ako sa osobné údaje získali?
  6. Aké kategórie osobných údajov sa spracúvajú?
  7. Aký je právny základ spracovania osobných údajov?
  8. Budeme osobné údaje postupovať niekomu ďalšiemu?
  9. Budeme osobné údaje postupovať do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii?
  10. Ako dlho budeme osobné údaje ukladať?
  11. Aké práva súvisiace so spracúvaním osobných údajov máte a ako ich môžete uplatniť?
  12. Vyhodnocujú sa automaticky osobné údaje?

Toto informačné memorandum predkladá základné informácie, ktoré sme ako správca osobných údajov povinní poskytnúť.

V prípade akýchkoľvek otázok o spracovaní Vašich osobných údajov neváhajte a obráťte sa na nás prostredníctvom e-mailovej adresy dpo@vermont.eu. Vo všetkých prípadoch sa s nami môžete skontaktovať prostredníctvom našej doručovacej adresy VERMONT Holding a.s. Praha 1-Hradčany, Pohořelec 114/22, PSČ 118 00 IČ: 29142857, DIČ: CZ 29142857

1. Kto je správcom osobných údajov?

Správca je osoba, ktorá sama alebo spolu s inými určuje účely a rozhoduje o tom, akým spôsobom sa budú osobné údaje spracúvať.

Správcom osobných údajov je spoločnosť VERMONT Holding a.s.Praha 1-Hradčany, Pohořelec 114/22, PSČ 118 00 IČ: 29142857, DIČ: CZ 29142857, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Prahe, spisová značka 18784, oddiel B. Zástupcom správcu je poverenec.

Poverenec:

Mgr. Šturmová Dana,  M: +420 603 443 755, email: dpo@vermont.eu

2. Kto je poverenec pre ochranu osobných údajov?

Poverenec pre ochranu osobných údajov je osoba, ktorá je skúsená v oblasti ochrany osobných údajov a robí všetko na to, aby spracovanie prebiehalo tak, ako má, najmä v súlade s príslušnými právnymi predpismi. Rovnako je najpovolanejšou osobou na vybavovanie otázok a žiadostí týkajúcich sa osobných údajov.

Poverencom je pani Mgr. Dana Šturmová, na ktorú sa možno obrátiť prostredníctvom tel. čísla +420 603 443 755 alebo e-mailu dpo@vermont.eu

3. Na aký účel osobné údaje potrebujeme?

Správca spracúva osobné údaje na:

zabezpečenie uzatvorenia a následného plnenia zmluvného záväzku medzi správcom a Vami (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Z takého vzťahu vyplývajú ďalšie zákonné povinnosti, a tak správca musí spracúvať osobné údaje aj na tento účel (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR);

marketingové účely, aby správca čo najlepšie prispôsobil ponuku svojich produktov a služieb a obchodné oznámenia o nich Vašim potrebám, na tento účel spracovania správca získava Váš jednoznačný súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR;

ochranu svojich oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poskytovanie osobných údajov správcovi je všeobecne zákonnou a zmluvnou požiadavkou. Na poskytovanie osobných údajov na marketingové účely, čo nepredstavuje plnenie zmluvnej a zákonnej povinnosti správcu, sa od Vás vyžaduje súhlas. Ak správcovi neudelíte súhlas so spracovaním osobných údajov na marketingové účely, neznamená to, že by Vám správca v dôsledku toho odmietol poskytnúť svoj výrobok alebo službu na základe zmluvy, nemohli by ste však byť členom Vermont Clubu.

4. Aké sú naše oprávnené záujmy?

Osobné údaje spracúva správca aj na ochranu svojich oprávnených záujmov. Oprávnené záujmy správcu sú predovšetkým riadne plnenie všetkých zmluvných záväzkov správcu, riadne plnenie všetkých zákonných povinností správcu, priamy marketing, ochrana správcovho podnikania a majetku a v neposlednom rade aj ochrana životného prostredia a zaistenie udržateľného rozvoja.

V záujme zabezpečenia čo najväčšej ochrany Vášho súkromia máte právo vzniesť námietku, aby sa Vaše osobné údaje spracúvali výhradne z najnutnejších zákonných dôvodov alebo aby sa osobné údaje blokovali. Viac sa o svojich právach súvisiacich so spracovaním osobných údajov dočítate v článku 11 tohto informačného memoranda.

5. Ako sa osobné údaje získali

Osobné údaje získal správca priamo od Vás, a to predovšetkým z vyplneného registračného formulára na www.vermont.eu alebo z registrácie v predajni a z informácií zo sociálnych sietí a z internetu, ktoré ste tam Vy sám/sama umiestnili.

6. Aké kategórie osobných údajov sa spracúvajú?

Na zabezpečenie Vašej spokojnosti z riadneho plnenia záväzku, na zaistenie plnenia zákonných povinností, zaistenie personalizovanej ponuky tovaru a služieb správcu a ďalšie účely vymenované vyššie spracúva správca nasledujúce kategórie osobných údajov v rámci členstva vo Vermont Clube:

  • základné identifikačné údaje – meno, priezvisko, adresa bydliska, PSČ, rok narodenia, krajina, komunikačný jazyk;
  • kontaktné údaje – telefónne číslo a e-mailová adresa; 
  • informácie o využívaní produktov a služieb správcu – ide o údaje o tom, aké produkty ste mali u správcu dohodnuté a aké využívate teraz, vrátane nastavenia produktov a pod.; 
  • informácie zo vzájomnej komunikácie – informácie z e-mailov, zo záznamov telefonických hovorov alebo z iných kontaktných formulárov;
  • fakturačné a transakčné údaje – ide najmä o informácie objavujúce sa na faktúrach, o dohodnutých fakturačných podmienkach a prijatých platbách; 
  • geolokalizačné informácie – informácie z internetového prehliadača alebo mobilných aplikácií, ktoré využívate.

7. Aký je právny základ spracovania osobných údajov?

Zákonnosť spracovania je daná článkom 6 ods. 1 GDPR, podľa ktorého je spracovanie zákonné, ak je nevyhnutné na splnenie zmluvy, splnenie právnej povinnosti správcu, ochranu oprávnených záujmov správcu alebo spracovanie prebieha na základe súhlasu, ktorý ste nám udelili.

Ochrany serverov pred útokmi a používateľských účtov pred zneužitím tretími stranami, čo je aj Váš oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Zákonnosť spracovania ďalej vychádza napríklad zo zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, podľa ktorého sa spracúvajú a uchovávajú fakturačné údaje, zo zákona č. 40/1964 Zb., Občiansky zákonník, podľa ktorého háji správca svoje oprávnené záujmy, alebo zo zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty.

8. Budeme osobné údaje postupovať niekomu ďalšiemu?

Osobné údaje musíme v rámci hraníc zákona poskytnúť orgánom štátnej správy, napríklad správcovi dane, súdom, orgánom činným v trestnom konaní alebo orgánom dohľadu nad kapitálovým trhom.

Pri poskytovaní služieb nám pomáhajú nasledujúci spracovatelia, ktorých prevádzka je v súlade s európskymi štandardmi ochrany osobných údajov, pričom spracovanie osobných údajov tretími stranami upravujú ich vlastné podmienky poskytovania služieb. Súhlasíte, že im môžeme postupovať Vaše osobné údaje na naplnenie účelov uvedených vyššie:

  • GANT Central Europe s.r.o., Pohořelec 114/22, 118 00 Praha 1, IČ: 26212137, DIČ: CZ26212137
  • VERMONT Selection s.r.o., Pohořelec 114/22, 118 00 Praha 1, IČ: 04083482, Spisová značka: C 242266 vedená u Městského soudu v Praze
  • VERMONT Slovakia s.r.o., Vlčie Hrdlo 53, 821 07 Bratislava, IČO: 48317942, zapísaná v OR OS Bratislava I, odd. Sro, vložka č. 106686/B
  • VERMONT Hungary Kft., Maďarsko, Budapest 1023, Margit utca 27, IČ: 01-09-683453
  • VERMONT Services Slovakia s.r.o., Vlčie Hrdlo 53, 821 07 Bratislava, IČO: 48321583, zapísaná v OR OS Bratislava I, odd. Sro, vložka č. 106688/B

9. Budeme osobné údaje postupovať do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii?

Osobné údaje nebudeme postupovať do krajín mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru ani žiadnej medzinárodnej organizácii.

10. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?

Osobné údaje sa budú spracúvať a ukladať najmenej počas členstva vo VERMONT Clube. Niektoré osobné údaje potrebné napr. na daňové a fakturačné povinnosti sa budú uchovávať dlhšie, spravidla 5 rokov od roku nasledujúceho od vzniku uchovávanej skutočnosti.

Osobné údaje, ktoré sú dôležité na uplatnenie oprávnených záujmov správcu, sa budú uchovávať maximálne 3 roky od konca zmluvného vzťahu so správcom.

Osobné údaje spracúvané na marketingové účely sa budú uchovávať maximálne 15 rokov od ich získania.

Osobné údaje sa nikdy nebudú uchovávať dlhšie, ako je maximum stanovené zákonom. Po uplynutí archivačnej lehoty sa osobné údaje bezpečne a nenávratne zničia tak, aby sa nedali zneužiť.

11. Aké práva súvisiace so spracúvaním osobných údajov máte a ako ich môžete uplatniť?

Správca robí všetko na to, aby spracovanie Vašich údajov prebiehalo riadne, a predovšetkým bezpečne. Vám sú zaručené práva opísané v tomto článku, ktoré môžete uplatniť u správcu.

Ako môžete uplatniť svoje práva?

Jednotlivé práva môžete uplatniť odoslaním e-mailu na adresu dpo@vermont.eu alebo zatelefonovaním na telefónne číslo +420 603 443 755. Svoje práva môžete uplatniť aj formou písomnej žiadosti, ktorú pošlete na našu korešpondenčnú adresu VERMONT Holding a.s. Praha 1-Hradčany, Pohořelec 114/22, PSČ 118 00

Všetky informácie a vyjadrenia týkajúce sa práv, ktoré ste si uplatnili, poskytuje správca bezplatne. Ak by však bola žiadosť zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, najmä preto, že by sa opakovala, je správca oprávnený si účtovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií. V prípade opakovaného uplatnenia žiadosti o poskytnutie kópií spracúvaných osobných údajov si správca vyhradzuje právo účtovať si z tohoto dôvodu primeraný poplatok za administratívne náklady.

Vyjadrenie a prípadné informácie o prijatých opatreniach Vám správca poskytne čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca. Lehotu je správca oprávnený v prípade potreby a s ohľadom na zložitosť a počet žiadostí predĺžiť o dva mesiace. O predĺžení vrátane uvedenia dôvodov Vás bude správca informovať.

Právo na informácie o spracovaní Vašich osobných údajov

Ste oprávnený/-á od správcu požadovať informácie, či sa osobné údaje spracúvajú alebo nie. Ak sa osobné údaje spracúvajú, máte právo od správcu požadovať informácie predovšetkým o totožnosti a kontaktných údajoch správcu, jeho zástupcovi, prípadne poverencovi pre ochranu osobných údajov, o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov osobných údajov, oprávnených správcoch, Vašich právach, možnosti obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov, o zdroji spracovávaných osobných údajov a automatizovanom rozhodovaní a profilovaní.

Ak správca plánuje ďalej Vaše osobné údaje spracúvať na iný účel, než na ktorý ich získal, poskytne Vám ešte pred uvedeným ďalším spracovaním informácie o tomto inom účele a ďalšie príslušné informácie. Informácie, ktoré sa Vám poskytujú v rámci uplatnenie tohto práva, obsahuje už toto memorandum, to Vám však nebráni v tom, aby ste o ne požiadali znovu.

Právo na prístup k osobným údajom

Ste oprávnený/-á od správcu požadovať informáciu, či sa Vaše osobné údaje spracúvajú alebo nie, a ak áno, máte prístup k informáciám o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, čase uchovávania osobných údajov, informácie o Vašich právach (práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie, obmedzenie spracovania, vzniesť námietku proti tomuto spracovaniu), o práve podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, informácie o zdroji osobných údajov, informácie o tom, či nastáva automatizované rozhodovanie a profilovanie, a informácie týkajúce sa použitého postupu, ako aj významu a predpokladaných dôsledkov takého spracovania pre Vás, informácie a záruky v prípade postupovania osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii. Máte právo na poskytnutie kópií spracúvaných osobných údajov. Právom získať túto kópiu však nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb.

Právo na opravu

Ak ste napríklad zmenili bydlisko, telefónne číslo alebo inú skutočnosť, ktorú možno považovať za osobný údaj, máte právo od správcu požadovať opravu spracúvaných osobných údajov. Navyše máte právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj poskytnutím dodatočného vyhlásenia.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý)

V určitých stanovených prípadoch máte právo požadovať, aby správca Vaše osobné údaje vymazal. Medzi také prípady patrí napríklad to, že spracúvané údaje nie sú na účely uvedené vyššie ďalej potrebné. Správca osobné údaje vymazáva po uplynutí času nevyhnutnosti automaticky, môžete sa však naňho so svojou žiadosťou kedykoľvek obrátiť. Vaša žiadosť potom podlieha individuálnemu posúdeniu (aj napriek Vášmu právu na vymazanie môže mať správca povinnosť alebo oprávnený záujem si Vaše osobné údaje ponechať) a o jej vybavení Vás budú detailne informovať.

Právo na obmedzenie spracovania

Správca spracúva Vaše osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu. Ak by ste však mali pocit, že správca napr. prekračuje účely stanovené vyššie, na ktoré osobné údaje spracúva, môžete podať žiadosť, aby sa Vaše osobné údaje spracúvali výhradne z najnutnejších zákonných dôvodov alebo aby sa osobné údaje blokovali. Vaša žiadosť potom podlieha individuálnemu posúdeniu a o jej vybavení dostanete detailné informácie.

Právo na prenositeľnosť údajov

Ak si želáte, aby správca poskytol Vaše osobné údaje inému správcovi, resp. inej spoločnosti, postúpi správca Vaše osobné údaje v primeranom formáte Vami určenému subjektu, ak mu v tom nebudú brániť žiadne zákonné ani iné významné prekážky.

Právo vzniesť námietku a automatizované individuálne rozhodovanie

Ak by ste zistili alebo ak sa len domnievate, že správca spracúva osobné údaje v rozpore s ochranou Vášho súkromného a osobného života alebo v rozpore s právnymi predpismi (za predpokladu, že osobné údaje správca spracúva na základe verejného alebo oprávneného záujmu alebo sa spracúvajú na účely priameho marketingu vrátane profilovania alebo na štatistické účely vedeckého alebo historického významu), môžete sa na správcu obrátiť a požiadať ho o vysvetlenie alebo odstránenie vzniknutého nevyhovujúceho stavu.

Námietku môžete ďalej vzniesť aj priamo proti automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu.

Právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov

So svojím podnetom alebo svojou sťažnosťou vo veci spracovania osobných údajov sa môžete kedykoľvek obrátiť na dozorový orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov SR so sídlom na adrese: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, webové stránky: www.dataprotection.gov.sk

Právo odvolať súhlas

Udelený súhlas so spracovaním osobných údajov máte právo kedykoľvek odvolať, písomnou formou poslaním na adresu sídla správcu alebo môžete zatelefonovať nášmu poverencovi Mgr. Dane Šturmovej, tel. č. +420 603 443 755.

Vyplnené kontaktné údaje sa používajú len na účely plnenia práv a povinností.

Registráciou do VERMONT Clubu dávate súhlas so zaradením svojho mena, priezviska, telefónneho čísla a e-mailu, adresy bydliska, PSČ, krajiny, komunikačného jazyka, roka narodenia do databázy správcu. Správca je oprávnený tieto informácie použiť len s Vaším súhlasom. E-maily, ktoré Vám budeme posielať, nepovažujeme my ani Vy za nevyžiadané obchodné oznámenie v zmysle zákona č. 147/2001 o reklame a zákona č. 480/2004 o niektorých službách informačnej spoločnosti.

Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.

12. Vyhodnocujú sa automaticky osobné údaje?

Osobné údaje sa automaticky vyhodnocujú a môžu sa využívať na profiláciu alebo automatické rozhodovanie v oblasti marketingových aktivít správcu. Správa pritom používa nasledujúce metódy:

V dôsledku týchto aktivít správcu sa bude Vaše správanie na internetových stránkach mapovať a vyhodnocovať, čo predstavuje určitý zásah do Vášho práva na súkromie. Zároveň však toto vyhodnocovanie prispieva k tomu, aby sa Vám posielali len tie reklamné ponuky týkajúce sa výrobkov a služieb správcu, o ktoré by ste mohli mať vzhľadom na výsledky vyhodnocovania záujem.

Váš VERMONT Club tým